Informacje wstępneSzanując prawo do prywatności osób, które powierzyły NAVO ORBICO sp. z o.o. (dalej „Navo Orbico ”) swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i unijnymi przepisami prawa oraz w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo. Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Navo Orbico zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”)Administrator danychAdministratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest NAVO ORBICO sp. z o. o z siedzibą w Warszawie 02-675 przy ul. Wołoskiej 5, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy – KRS pod numerem 0000046562, REGON: 277632751, NIP: 646-25-26-337, kapitał zakładowy 21 589 750,00 zł.Navo Orbico przywiązuje znaczną uwagę do ochrony danych osobowych, dlatego też został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Michał Czarnik-Starypan, z którym można się skontaktować pod adresem poczty elektronicznej iod.no.pl@orbico.com. Administrator zachęca do kontaktu z IOD w związku z jakimikolwiek wątpliwościami dot. przetwarzania Pani/ Pana danych osobowych.Pozyskanie danych i cel ich przetwarzaniaNavo Orbico to firma, która jest częścią Grupy Orbico, największego dystrybutora w Europie. Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo-rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.Twoje dane osobowe pozyskaliśmy z następujących źródeł:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych | Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje |
| Zawarcie i wykonanie umowy z klientem lub kontrahentem | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODOPrzez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata (w przypadku umowy sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa 2 lata), maksymalnie 6 lat – w przypadku klientów będących konsumentami. | Administrator w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/współpracownikami klientów i kontrahentów zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób upoważnionych do kontaktu, składających zamówienia). Zakres przekazywanych danych jest każdorazowo ograniczony do danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy i obejmuje imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu służbowego. |
| Rozpatrywanie skarg i reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODOPrzez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, a także 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, a po tym okresie dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, do chwili ich przedawnienia. | Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/ współpracownikami klientów zaangażowanymi w realizację umowy. |
| Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi | art. 6 ust. 1 lit. f RODOPrzez czas trwania postępowań w zakresie dochodzonych roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń. | Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/ współpracowników klientów lub kontrahentów zaangażowanych w realizację umowy. |
| Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODOPrzez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas kiedy ich przechowywanie mieści w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń. | – |
| Prowadzenie statystyk | Art. 6 ust. 1 lit f RODODo czasu prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłączne dla celów statystycznych. | Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez Administratora działań pozwala na usprawnienie prowadzonej działalności |
| Prowadzenie działań marketingowych bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. f RODODo czasu wniesienia sprzeciwu, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcą Państwo pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach. | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
| Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej | Art. 6 ust. 1 lit. a RODODziałania te ze względu na inne obowiązujące przepisy,w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód.Do czasu lub wycofania zgody, tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Navo Orbico i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody). | Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów. |
| Kontrola dostępu, w tym monitoring na teren administratora danych w celach podniesieniabezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia oraz zachowania tajemnicy informacji. | Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODODo czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej niż rok czasu.Nagrania obrazu przetwarzane są wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub do czasu wniesienia sprzeciwu. | Prowadzenie kontroli dostępu dla osób przebywających na terenie administratora jest jego uzasadnionym celem, a w przypadku pracowników wynika z przepisu prawa (art. 222 KP). Administrator stosuje monitoring w celu zapewnienia bezpieczeństwa oraz ochrony zdrowia i życia swoich pracowników, klientów oraz innych osób znajdujących się na terenie zakładu Administratora, zabezpieczenia mienia ruchomego i nieruchomego na terenie zakładu, w tym zapobieganie kradzieżom i dewastacji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Administratora na szkodę. Obszar objęty monitoringiem posiada wyraźne oznaczenie w postaci piktogramów wraz informacją zawierającą dane kontaktowe AdministratoraAdministrator danych może uzyskiwać podstawowe dane pracownika/ współpracownika (imię i nazwisko, miejsce zatrudnienia lub współpracy, nr telefonu oraz w określonych sytuacjach nr dokumentu ze zdjęciem) przed przybyciem osoby, której dane dotyczą od podmiotu, u którego ta osoba jest zatrudniona lub współpracuje.Zakres możliwych przetwarzanych informacji w powiązaniu z wizerunkiem utrwalonym na urządzeniu monitorującym obejmuje:wizerunek osób fizycznych,nr rejestracyjny pojazdu,czas i miejsce zdarzenia objętego monitoringiem,sposób zachowania się osób, których wizerunek utrwalono na urządzeniu rejestrującym. |
| Prowadzenie rekrutacji | Art. 6 ust.1 lit. a, lit .c i lit. f RODOPrzez okres rekrutacji i do 3 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażenia zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż 2 lata, chyba że na podstawie okoliczności procesu rekrutacyjnego Administrator uzna, że przysługuje mu prawnie uzasadniony interes w zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń związanych z danym procesem rekrutacji. W takim przypadku, na jego na jego podstawie, Administrator może przechowywać dane dłużej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; maksymalnie jednak do momentu przedawnienia roszczeń. | Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 3 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować. | Prowadzenie formularza kontaktowego na stronie www | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności. |
- bezpośrednio od Ciebie,
- od przełożonych, kontrahentów, pracowników, współpracowników,
- od innego członka Grupy Orbico, będącego odrębnym ADO, ale wyłącznie do
- wewnętrznych celów administracyjnych, a w każdym innym celu poprosimy Cię o zgodę na wykorzystanie tych danych.
- organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
- podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom transportowym i świadczącym usługi pocztowe i kurierskie, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotom współpracującym z Navo Orbico w ramach kampanii marketingowych, a także świadczącym usługi doradcze, prawne i ubezpieczeniowe, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Navo Orbico i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
- bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
- producentom towarów, których Navo Orbico jest dystrybutorem,
- innym spółkom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom Grupy Orbico.
- dostępu do swoich danych osobowych,
- sprostowania swoich danych osobowych,
- uzyskania kopii danych,
- usunięcia swoich danych osobowych,
- ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
- przenoszenia swoich danych osobowych.
